Zakładki widoczne w Umowniku to:

Wzory dokumentów

Dzieli się ona na podzakładki:

• Premium - tutaj znajdują się szablony dla spółek, działalności gospodarczych oraz umowy dedykowane
• Darmowe - tutaj znajdują się szoblony dla osób fizycznych

Zakładka “Wzory dokumentów”

Moje umowy

W zakładce tej widoczne są umowy zarówno w postaci projektu umowy oraz umów podpisanych i wysłanych do kontrahenta lub odrzuconych.

• Projekt umowy – umowa stworzona, ale nie wysłana do kontrahenta. Projekt umowy można edytować i wysłać do kontrahenta w ciągu 24h od czasu stworzenia. Po upływie tego czasu projekt umowy „znika” i nie jest już możliwe z korzystanie z niego

Lista kontrahentów

W zakładce tej widoczni są wszyscy kontrahenci, z którymi kiedykolwiek były zawierane umowy. Ponadto jest również możliwość wybrania i zawierania umów z „Botem testowym” czyli użytkownikiem testowym.

Spółka

W przypadku osób fizycznych widoczna jest tylko podzakładka  „Zaproszenia do spółki”. W tym miejscu użytkownik może znaleźć zaproszenia wysłane do niego w celu dołączenia do spółki jako reprezentant.
Natomiast w przypadku użytkowników, którzy już należą do spółki są widoczne (w zależności od poziomu uprawnień) podzakładki:

• Zaproszenia do spółki
• Lista próśb o dołączenie do spółki
• Reprezentanci spółki
• Umowy dedykowane spółki

Menu – Spółka „Zaproszenia do spółki”

Aplikacja

Dzieli się ona na podzakładki:

• O aplikacji - ogólne informacji na temat aplikacji Umownik
• FAQ -najczęściej zadawane pytania
• Regulamin - regulamin aplikacji

  
  
  Menu – Aplikacja – „O aplikacji”; „FAQ”; „Regulamin”

Imię i nazwisko użytkownika

Jest to menu rozwijane znajdujące się w prawym górnym rogu:

• Moje konto – tutaj znajdują się ogólne dane osobowe. Podany nr PESEL podczas uzupełniania danych przez użytkownika nie może zostać zmieniony. Jeżeli doszło do pomyłki wówczas należy napisać z prośbą o korektę nr PESEL na [email protected]
• Aktywuj kupon - w tym miejscu można wpisać kod, który uprawnia do korzystania z niektórych umów premium w aplikacji. Kupony takie można otrzymać m.in. w ramach akcji promocyjnej firmy lub zapisując się na newsletter.
• Zamów wersję dedykowaną umowy - za pomocą tego przycisku wysyłana jest prośba do administratora systemu o kontakt w celu przedstawienia możliwości korzystania z szablonów w wersji dedykowanej.
  • Szablony dedykowane - są to szablony umów stworzone pod konkretnego klienta. Umowa taka po stworzeniu jest dostępna na widoku wzorów dokumentów i można przy jej pomocy podpisywać umowy z osobami fizycznymi / działalnością gospodarczą/ spółkami (jeżeli klient określi, że umowa miałaby być podpisywana z tymi stronami umowy). Szablon umowy dedykowanej jest widoczny tylko dla użytkownika, dla którego został on stworzony chyba, że użytkownik poprosi o udostępnienie takiej umowy innym osobom korzystającym z Umownika. W takim przypadku jest to możliwe, ale jedynie za pośrednictwem administratora systemu.
• Wyloguj - jest to przycisk umożliwiający wylogowanie się użytkownika z systemu

W aplikacji Umownik istnieje możliwość zawierania umów jako osoba fizyczna. Umowy takie są darmowe. Poniżej znajduje się opis korzystania z systemu począwszy od rejestracji w systemie a skończywszy na podpisywaniu umowy.

Moje konto - Osoba fizyczna

Rejestracja

Użytkownik, który chce po raz pierwszy skorzystać z aplikacji po wejściu na stronę www.umownik.pl i wybraniu przycisku znajdującego się w prawym górnym rogu ,,Zarejestruj się” musi uzupełnić dane znajdujące się w formularzu rejestracji.

Ekran rejestracji

1. Wypełnij wskazane pola.
   • Imię.
   • Nazwisko.
   • Adres e-mail, na który będą przychodzić powiadomienia o umowach.
   • Hasło.
   • Powtórzone hasło.
2. Zaznacz obowiązkowe zgódy dotyczące regulaminu oraz przetwarzania danych osobowych.
   • Zgoda na przesyłanie informacji handlowych nie jest obowiązkowa.
3. Wybierz przycisk „Zarejestruj” tworząc konto w aplikacji.

Po uzupełnieniu danych, zaznaczeniu koniecznych zgód i wybraniu przycisku „Zarejestruj” zostanie wysłany e-mail aktywacyjny na podany podczas rejestracji adres e-mail. Jeżeli natomiast na adres e-mail nie został dostarczony e-mail aktywacyjny należy w pierwszej kolejności sprawdzić skrzynkę z wiadomościami SPAM.

Wizualizacja e-maila podczas rejestracji do systemu

1. Odszukaj odpowiedni e-mail.
2. Kliknij przycisk "Aktywuj konto".
   • W przypadku poprawnej aktywacji konta zostanie wyświetlony ekran logowania.
   • W przypadku problemów z aktywacją prosimy o wklejenie linku znajdującego się w e-mailu w pasek przeglądarki lub kontakt pod adresem email [email protected]

Ekran logowania

Jeżeli jednak nadal na poczcie wiadomość e-mail nie została doręczona to można ręcznie wywołać ponowne przesłanie wiadomości aktywacyjnej w tym celu należy kliknąć w link "Wyślij ponownie" znajdujący się w wiadomości wyświetlonej po zarejestrowaniu oraz po próbie zalogowania na nieaktywne konto

Logowanie

W celu zalogowania do systemu należy w formularzu logowania uzupełnić  adres e-mail oraz hasło uzupełnione podczas rejestracji, a następnie wybrać przycisk „Zaloguj się”.

Moje konto – uzupełnienie danych podczas pierwszego logowania

Po zalogowaniu się do systemu użytkownik zostaje automatycznie przekierowany do zakładki „Wzory umów”. Użytkownik powinien uzupełnić swoje dane w zakładce "Moje konto" jednak jest to krok opcjonalny jeśli użytkownik zdecyduje się pominąć ten krok aplikacja sama w odpowiednim momencie poprosi o uzupełnienie niezbędnych danych.

“Moje konto” - widok podczas podczas uzupełniania danych

Należy uzupełnić podstawowe dane w celu zawierania umów. System w przypadku niektórych pól sam podpowiada formę zapisu informacji.

PESEL

Jednym z najważniejszych pól jest nr PESEL. To dzięki niemu:

• Zawierane umowy wywołują skutki prawne.
• Możliwe jest sprawdzenie w systemie czy użytkownik ten ma już konto w Umowniku, a jeżeli nie wówczas jest możliwość wysłania mu zaproszenia na adres e-mail.
• Można weryfikować kontrahenta gdyż, nie ma możliwości by w systemie widnieli różni użytkownicy o takim samym nr PESEL.

“Moje konto” - uzupełnione podstawowe dane

1. Wypełnij wszystkie pola zgodnie z informacjami z jego dowodu osobistego.
2. Zatwierdź wszystkie informacje wybierając jeden z dwóch przycisków ,,Zapisz”.

Moje konto - Działalność gospodarcza

Rejestracja i logowanie

W przypadku działalności gospodarczej, aby rozpocząć korzystanie z systemu należy zarejestrować się a następnie zalogować do systemu jako osoba fizyczna by następnie móc przystąpić do zmiany profilu na działalność gospodarczą. Założenie konta jako działalność gospodarcza jest całkowicie darmowe.

Uzupełnianie danych jako działalność gospodarcza

 




“Moje konto” - uzupełnione dane działalności gospodarczej

1. Zaznacz checkbox “Czy chcesz zawierać umowy także jako przedsiębiorca?” znajdujący się w zakładce ,,Moje konto”.
2. Zaznacz checkbox “Zawieram umowy jako działalność gospodarcza”.
3. Wypełnij podane pola zgodnie z twoją działalnością gospodarczą.
   • Po wpisaniu NIP jeżeli ten figuruje w bazie danych reszta danych wypełni się automatycznie.
4. Wciśnij przycisk ,,Zapisz” by zapisać wszystkie wpisane dane.

Moje konto - Spółka, Stowarzyszenie, Fundacja

Rejestracja i logowanie

W przypadku Spółki, Stowarzyszenia lub Fundacji, aby rozpocząć korzystanie z systemu należy zarejestrować się a następnie zalogować do systemu jako osoba fizyczna, a następnie przejść dalej w celu zmiany profilu konta.

Uzupełnianie danych jako spółka

Użytkownik, który wyrazi chęć zawierania umów jako reprezentant Spółki musi w pierwszej kolejności przejść do zakładki ,,Moje konto”.

“Moje konto” - zaznaczenie opcji zawierania umów jako przedsiębiorca

1. Zaznacz checkbox “Czy chcesz zawierać umowy także jako przedsiębiorca?”
2. Zaznacz checkbox “Zawieram umowy jako reprezentant spółki”.
3. Wypełnij podane pola związane z twoją spółką.
   • Dane jakie użytkownik musi uzupełnić w celu zawierania umów jako spółka:
     • Nazwa spółki
     • Typ spółki
     • Funkcja piastowana w spółce
     • KRS
     • REGON
     • Sąd
     • Kapitał zakładowy
     • Informacje teleadresowe
   • Jeżeli nr NIP widnieje w systemie to po wypełnieniu reszta danych zostanie wypełniona automatycznie.
   • Przy opcji pełnomocnik lub prokurent wymagane jest uzupełnienie skanu dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo/prokurę w celu podpisywania umów. Skan takiego dokumentu będzie dodawany automatycznie do każdej umowy podpisywanej jako reprezentant spółki.
4. Wciśnij przycisk ,,Zapisz” by zapisać dane.
   • Jeżeli nr NIP nie widnieje w systemie wówczas pierwszy użytkownik, który uzupełnił i zapisał dane dotyczące spółki staje się automatycznie administratorem spółki.
   • Jeżeli nr NIP widnieje w systemie wówczas do administratora spółki zostanie wysłana prośba o przyjęcie tego użytkownika do spółki.

Nr NIP po uzupełnieniu i zapisaniu nie jest możliwy do edycji przez użytkownika. W celu jego zmiany należy napisać na [email protected] Po uzupełnieniu i zapisaniu danych dotyczących spółki użytkownikowi, który stał się administratorem spółki lub został dodany przez administratora do spółki wyświetla się informacja w zakładce ,,Moje konto" “Zostałeś zaakceptowany jako reprezentant spółki”. Od tego momentu istnieje możliwość podpisywania umów jako reprezentant spółki. Szerzej ten proces został opisany w części dotyczącej “Profilu spółkowego”.

“Moje konto” - informacja o przyjęciu do spółki

 

Uzupełnianie danych jako Stowarzyszenie

Użytkownik, który wyraża chęć podpisywania umów w ramach Stowarzyszenia musi zaznaczyć checkbox  znajdujący się moim koncie “ Czy chcesz zawierać umowy także jako przedsiębiorca”. A następnie zaznacza checkbox “Zawieram umowy jako reprezentant spółki”. Proces wypełniania danych jako Stowarzyszenie jest analogiczny do procesu uzupełniania danych jako spółka (opisany powyżej). Różnicę stanowi to, że w polu ,,typ spółki” należy zaznaczyć “Stowarzyszenie”.  

Uzupełnianie danych jako Fundacja

Użytkownik, który wyraża chęć podpisywania umów w ramach Fundacji musi zaznaczyć checkbox  znajdujący się moim koncie “ Czy chcesz zawierać umowy także jako przedsiębiorca”. A następnie zaznacza checkbox “Zawieram umowy jako reprezentant spółki”. Proces wypełniania danych jako Fundacja jest analogiczny do procesu uzupełniania danych jako spółka (opisany powyżej). Różnicę stanowi to, że w polu "typ spółki” należy zaznaczyć “Fundacja”.

W celu zawarcia umowy należy wejść na zakładkę wzory dokumentów, a następnie w zależności czy umowa jest z kategorii premium czy darmowe należy odpowiednio:

Darmowe

Użytkownik wybiera umowę, którą jest zainteresowany. Klika przycisk “Wybierz” przy wybranym wzorze umowy. Po uzupełnieniu formularza umowy należy potwierdzić umowę przyciskiem "Potwierdź", a nastęnie wpisać hasło i kliknąć "Akceptuję".

Wypełnianie umowy darmowej

1. Przejdź na stronę "Wzory umów"
2. Wybierz zakładkę "Darmowe"
3. Uwaga obie strony umowy muszą być osobą fizyczną
4. Kliknij przycisk ,,Wybierz” przy jednym z wzorów.
5. Wybierz stronę, jako która będziesz występować w umowie.
6. Kliknij przycisk ,,Utwórz umowę” by przejść do kreatora umowy.
7. Uzupełnij kreator umowy
8. Zaakceptuj umowę
9. Czekaj na decyjzę kontrahenta

Premium

Użytkownik wybiera umowę premium, którą jest zainteresowany. Klika przycisk “Wybierz” przy wybranym wzorze umowy. Po uzupełnieniu formularza umowy pojawi się ekran z informacją o cenie dostępu do wzoru. Jeśli chce wykupić więcej niż jeden dostęp do wzoru zaznacza "Chcę opłacić z góry więcej umów na wybranym wzorze.". Jeśli użytkownik chce otrzymać fakturę VAT powinien zaznaczyć "Chcę otrzymać fakturę VAT". Po wybraniu odpowiednich opcji należy kliknąć “Przejdź do płatnośći” i wówczas pojawia się ekran umożliwiający przeprowadzenie transakcji.

1. Przejdź na stronę "Wzory umów"
2. Kliknij przycisk ,,Wybierz” przy jednym z wzorów.
3. Wybierz stronę, jako która będziesz występować w umowie.
4. Określ czy występujesz jako osoba fizyczna, działalność gospodarcza czy reprezentant spółki.
5. Powtórz ten krok dla swojego kontrahenta
6. Kliknij przycisk ,,Utwórz umowę” by przejść do kreatora umowy.
7. Uzupełnij kreator umowy
8. Po wypełnieniu formularza pojawi się ekran z ceną oraz innymi opcjami potwierdź zakup wciśnięciem przycisku ,,Przejdź do płatności”.

   
   
   Wybierz ustawienia płatnośći

9. Opłać swój zakup.

   
   
   Zapłać za wzór

10. Zaakceptuj umowę
11. Czekaj na decyjzę kontrahenta

W momencie wybrania podmiotu umowy i zaznaczeniu przycisku “Rozpocznij uzupełnianie” użytkownik przechodzi do kreatora umowy.

Umownik - uzupełniony kreator umowy

1. Wypełnij podane pola.
2. Opcjonalnie dodaj załącznik (Uwaga: Załączniki możesz dodać tylko na etapie tworzenia umowy.)
3. Opcjonalnie zrób i dodaj selfie.
4. Naciśnij przycisk ,,Dalej” by zatwierdzić umowę i przejść do podglądu umowy.

Podczas uzupełnienia danych w kreatorze umowy użytkownik może przejść do podglądu umowy. Gotową umowę może zatwierdzić jeżeli uzna, że wszystkie dane się zgadzają, wówczas taka umowa zostaje przesłana do kontrahenta.

W przypadku gdy użytkownik na tym etapie nie uzupełnił danych w zakładce "moje konto" - zostanie poproszony o jednorazowe uzupełnienie dodatkowego formularza z danymi niezbędnymi do skutecznego zawarcia umowy.

Podgląd edytowanej umowy

Użytkownik ma możliwość sprawdzić jak będą wyglądały wypełnione przez niego pola w umownie, w tym celu powinien wybrać przycisk "Podgląd wzoru"

Przycisk “podgląd wzoru” w aplikacji

Po zaznajomieniu się ze zmianami użytkownik może zamknąć podgląd i kontynować edycję lub zatwierdzić swój wzór.

Podgląd

W przypadku umowy, którą otrzymujemy od kontrahenta należy wejść na zakładkę “Moje umowy”, otworzyć zakładkę "Oczekujące", a następnie przy odpowiedniej umowie wybrać przycisk “Podgląd”.

Zakładka “Moje umowy” - widok czekającej na zatwierdzenie umowy

Po wejściu na podgląd kontrahent ma możliwość zaakceptowania umowy przy pomocy przycisku “Wyrażam zgodę” (należy wpisać ponownie hasło, które zostało podane przy rejestracji).

Negocjacje

Natomiast jeżeli kontrahent nie zgadza się z postanowieniami umowy może je edytować za pomocą przycisku “Zaproponuj zmianę”. Wówczas pojawi mu się ekran z kreatorem umowy. Po zmianie odpowiednich pól i zatwierdzeniu ich przy pomocy przycisku “Modyfikuj” zostanie ponownie wyświetlony podgląd umowy, gdzie wszystkie zmiany są podświetlone na czerwono.

Kontrahent ma możliwość pozostawiania komentarzy, aby ułatwić negocjacje między stronami umowy. Taką umowę można wówczas wysłać do drugiej strony za pomocą przycisku “Zatwierdź” (należy wpisać hasło w treści pouczenia).

Dokument po negocjacjach trafia do drugiej strony umowy i wówczas może autor umowy ponownie zatwierdzić umowę lub zaproponować zmianę według powyżej opisanego schematu.

Natomiast jeżeli użytkownik nie zgadza się z postanowieniami umowy wówczas może odrzucić taką umowę przy pomocy przycisku “Nie wyrażam zgody”.

Po wybraniu dokumentu oraz stron umowy, pojawia się użytkownikowi kreator umowy. W zależności od tego z kim umowa jest podpisywana użytkownik musi wpisać adres email użytkownika z którym chce podpisać umowę. Dzięki tym danym kontrahenci są sprawdzani czy mają założone konto w Umowniku. Ponadto numery te są niezbędne by zatwierdzona umowa wywołała skutki prawne (zgodnie z artykułem 73 i następnych w Kodeksie Cywilnym, aby umowa wywołała skutki prawne niezbędna jest możliwość ustalenie osoby składającej oświadczenie).

Ekran wyboru kontrahenta

Po wpisaniu adresu email oraz pozostałych pól w kreatorze umowy, można przejść do podglądu umowy za pomocą przycisku “Dalej”.

Kontrahent posiada konto w Umowniku

Jeżeli kontrahent ma założone konto w aplikacji wówczas po zatwierdzeniu umowy (wybranie przycisku “Zatwierdź” oraz wpisanie hasła) dokument trafia do drugiej strony w celu weryfikacji.

Kontrahent nie posiada konto w Umowniku

Natomiast jeżeli użytkownika o podanym adresie email system nie znajdzie, wówczas istnieje możliwość zaproszenia go do założenia konta w aplikacji i podpisania umowy online.

1. Wciśnij przycisk ,,Dalej”.
2. Wpisz adres e-mail osoby, którą chcesz zaprosić w podanym polu.
3. Zatwierdź decyzje i wyślij zaproszenie wciskając przycisk ,,Zaproś”.

Alternatywnie istnieje możliwość podpisania umowy bez zakładania konta. W takim wypadku dla kontrahenta bez konta Umownik generuje konto "widmo" i gdy użytkownik zdecyduje się na założenie konta w Umowniku dostanie dostęp do swoich umów i innych funkcji Umownika. Postępowanie w takim razie jest takie samo.

W celu zwiększenia stopnia bezpieczeństwa umów użytkownicy mogą korzystać z opcji podpisywania umów z wykorzystaniem zdjęcia selfie. Dzięki selfie następuje dodatkowa weryfikacja obu stron umowy, gdyż zdjęcia są wykonywane “na żywo” (nie ma możliwości ściągnięcia z internetu randomowego zdjęcia i podstawienia go zamiast faktycznego). Zatwierdzanie umowy z wykorzystaniem selfie jest trójstopniowe:

1. Zrobienie selfie przez autora umowy i wysłanie dokumentu do kontrahenta.
2. Zrobienie zdjęcia selfie przez kontrahenta i wysłanie zatwierdzonej umowy do autora.
3. Weryfikacja zdjęcia kontrahenta przez autora umowy i ostateczne zatwierdzenie umowy.

Korzystanie z selfie

W celu skorzystania z selfie należy po uzupełnieniu pól w kreatorze umowy wybrać przycisk “Zrób selfie”. Po kliknięciu tego przycisku pojawi się prośba o pozwolenie na korzystania z kamery (w celu wykonania jednorazowo zdjęcia selfie). Po zaakceptowaniu prośby pojawi się ekran umożliwiający wykonanie zdjęcia selfie. W celu zrobienia zdjęcia należy wybrać przycisk “Dodaj selfie”. Następnie zostaje użytkownik przeniesiony do podglądu umowy, gdzie na końcu umowy jako załącznik widnieje zrobione zdjęcie selfie. Taką umowę należy zatwierdzić i wówczas zostaje ona wysłana do kontrahenta.

Przycisk “Dodaj selfie”

1. Kliknij przycisk ,,Zrób selfie”.
2. Zezwól na korzystanie z kamery w celu jednorazowego zrobienia zdjęcia.

   
   Ekran umożliwiający wykonanie zdjęcia selfie

3. Kiedy widoczny obraz jest odpowiedni by zrobić zdjęcie naciśnij przycisk ,,Zrób selfie”.
4. Zdjęcie zostanie dodane do twojej umowy w formie załącznika.

Natomiast kontrahent po wejściu w podgląd otrzymanej umowy musi również wykonać zdjęcie selfie. Po zrobieniu zdjęcia pojawia się ekran, na którym należy wpisać hasło. Następnie umowę należy zatwierdzić. Dokument wraz z zdjęciem selfie jest wysyłany ponownie do autora umowy w celu zweryfikowania tożsamości kontrahenta.

Wykonanie zdjęcia selfie - widok po stronie kontrahenta

Autor umowy w celu zweryfikowania tożsamości kontrahenta musi wejść w podgląd umowy, a następnie wybrać przycisk “Potwierdź tożsamość” znajdujący się na końcu dokumentu. Po wybraniu przycisku “Potwierdź tożsamość” pojawi się ekran z tekstem pouczenia, po zapoznaniu z jego treścią należy wpisać hasło. Wówczas umowa zostanie ostatecznie zawarta.

W aplikacji dostępny jest szereg gotowych wzorów umów. Natomiast w przypadku potrzeby spersonalizowania umowy można skorzystać z funkcji “Utwórz własny wzór”. W umowie tej można ręcznie wpisać treść umowy oraz nazwy dla obu stron umowy. W wyniku tego powstaje gotowa umowa zawierająca treści najbardziej nas interesujące. Po wybraniu przycisku “Zatwierdź” umowa taka jest wysłana do wskazanego kontrahenta.

Podgląd “Własnej umowy”

Wszystkie umowy zatwierdzone przez obie strony umowy są dostępne bez ograniczeń w Umowniku. Dzięki temu aplikacja stanowi archiwum umów, umożliwiające proste i szybkie znalezienie odpowiedniej umowy z dowolnego miejsca na ziemi przez 24/7. Dodatkowo umowy po zatwierdzeniu są wysyłane na maila.

W przypadku jeżeli niezbędne będzie ponowne wygenerowanie pdf wystarczy wejść na zakładkę “Moje umowy” i przy danym dokumencie wybrać przycisk “Pobierz PDF”.

Przycisk “Pobierz PDF” na widoku “Moich umów”

Ponieważ Umownik to nie tylko narzędzie do zawierania umów online, ale też do bezpiecznego ich przechowywania, dlatego użytkownik aplikacji ma możliwość zaimportować umowę, którą wcześniej podpisał w formie papierowej. Tak, aby mieć wszystkie swoje ważne dokumenty uporządkowane w jednym miejscu. W tym celu należy:

1. Wybrać zakładkę "Moje umowy"
2. Kliknąć przycisk "Importuj umowę"

   
   Przycisk “Importuj umowę”

3. Uzupełnić formularz
4. Dodać umowę jako pdf
5. Dodać załączniki (opcjonalnie)

Użytkownicy, którzy by chcieli wprowadzić pewne modyfikacje do zatwierdzonej umowy mogą to uczynić poprzez dodanie aneksu do umowy.

Tworzenie aneksu

Ekran zakładki ,,Moje umowy”

1. Wybierz zakładkę ,,Moje umowy”.
2. Znajdź umowę, do której chcesz stworzyć aneks i wciśnij przycisk ,,Szczegóły”.

   
   
   Szczegóły umowy - wybór aneksu

3. Wybierz zakładkę ,,Dodatkowe”.
4. Kliknij przycisk ,,Nowy”.
5. Z listy wybierz ,,Aneks”.
6. Wciśnij ,,Uzupełnij”, żeby przejść do ekranu, na którym należy zamieścić treść zmian umowy.

   
   
   Aneks - wprowadzanie zmian do umowy

7. Wprowadź zmiany dotyczące umowy.
8. Opcjonalnie dodaj załącznik.
9. Wciśnij przycisk ,,Dalej” by przejść do podglądu aneksu.

   
   
   Podgląd aneksu

10. Kliknij ,,Zatwierdź” by zatwierdzić aneks i wysłać go do kontrahenta.

Potwierdzanie aneksu przez kontrahenta.

Zatwierdzony przy pomocy hasła aneks trafia do kontrahenta, który musi go potwierdzić. Dopiero wówczas aneks jest prawomocny. W celu zatwierdzenia aneksu przez kontrahenta należy wejść w szczegóły danej umowy (jeżeli oczekują na potwierdzenie dokumenty lub pojawia się faktury/rachunek wówczas widoczna jest na przycisku “Szczegółów” cyfra w czerwonym kółku). Po wejściu w szczegóły należy wejść w zakładkę “Dodatkowe” a następnie “kliknąć” na wiersz, gdzie znajduje się nowy aneks (polem aktywnym jest nazwa dokumentu).

Szczegóły dokumentu - widok nowego aneksu, który wymaga podpisania przez kontrahenta

Po wybraniu tej opcji przechodzimy do ekranu podglądu dokumentu. Dokument taki podobnie jak umowy możemy:

• Zaakceptować - przycisk “Wyrażam zgodę”
• Odrzucić - przycisk “Nie wyrażam zgody”
• Zaproponować zmianę w aneksie - przycisk “Zaproponuj zmianę”

W przypadku zaproponowania zmiany, a następnie zatwierdzenia tej zamiany aneks trafia ponownie do autora. Wówczas autor może ponownie wyrazić zgodę / odrzucić lub zaproponować zmianę w dokumencie. Proces ten może się powtarzać do czasu, aż ostatecznie obie strony nie zaakceptują zaproponowanych zmian. Zatwierdzony aneks jest widoczny w szczegółach umowy za zakładce “Dodatkowe” i można go w każdej chwili zweryfikować.

Podgląd aneksu po stronie kontrahenta - możliwość akceptacji/odrzucenia lub zaproponowania zmian

Aplikacja Umownik umożliwia wystawianie faktur do umowy sprzedaży, zlecenie, dzieło oraz najmu na czas określony. Faktury można wystawiać zarówno w przypadku osób fizycznych oraz działalności gospodarczych i spółek. Faktury może stworzyć wyłącznie autor umowy.

Tworzenie faktury

Ekran zakładki ,,Moje umowy”

1. Wejdź w zakładkę ,,Moje umowy”.
2. Znajdź umowę, do której chcesz stworzyć fakturę i wciśnij przycisk ,,Szczegóły”.

   
   
   Ekran szczegółów, na którym można ustawić możliwość generowania faktury

3. Po wybraniu zakładki  ,,Faktury ” by stworzyć fakturę wybierz ,,Ustawienia faktur”.
4. Zdecyduj czy faktura zostać wygenerowana jednorazowo czy też nie.
5. Wypełnij pola dotyczące ilości dni po których będzie generowana kolejna faktura (tylko dla faktur wielorazowych) oraz stawki procentowej VAT.
6. Zatwierdź informacje przyciskiem ,,Włącz generowanie” by zostać przeniesionym do podglądu faktury.

   
   
   Podgląd faktury do umowy o dzieło

7. Kliknij ,,Zatwierdź” by zatwierdzić fakturę i wysłać ją do kontrahenta.

Faktura zatwierdzona jest widoczna w szczegółach umowy przez kontrahenta oraz autora, po określonej ilości dni zaznaczonej w polu “Co ile dni ma być generowana faktura?” . Kolejne faktury, również pojawiać się będę cyklicznie co określoną ilość dni w polu  “Co ile dni ma być generowana faktura?”.

Użytkownik, który wyrazi chęć tworzenia protokołów do umowy może otrzymać taką możliwość. W tym celu należy napisać na [email protected]

Po otrzymaniu dostępu do dedykowanego protokołu należy wejść na “Moje umowy”. Następnie przy odpowiedniej zatwierdzonej przez obie strony umowie wybrać przycisk “Szczegóły”.

Wówczas należy wybrać zakładkę  “Dodatkowe” i wybrać z listy “Protokół umowy”.

Protokoły umowy działają w podobny sposób jak aneksy opisane wcześniej czyli po wybraniu przycisku “Uzupełnij” należy wpisać pola wymienione w kreatorze. Następnie przechodzimy do podglądu protokołu (przycisk “Dalej”). Protokół taki po zatwierdzeniu trafia do kontrahenta. Kontrahent po wejściu w szczegóły umowy i kliknięciu na protokół może zatwierdzić / odrzucić lub zaproponować zmianę protokołu. Propozycja zmiany (przycisk “Zaproponuj zmianę”) wiązać się będzie z tym, że autor będzie musiał zatwierdzić/odrzucić proponowaną zmianę lub zaproponować swoją.

Negocjacje warunków trwają do czasu aż obie strony zatwierdzą dokument.

Protokół taki jest wówczas dostępny w szczegółach umowy, w zakładce ,,Dodatkowe".

Tworzenie rachunku

1. Wejdź w zakładkę ,,Moje umowy”
2. Znajdź umowę, do której chcesz stworzyć rachunek i wciśnij przycisk ,,Szczegóły”.
   

   
   Szczegóły umowy - tworzenie rachunku do umowy

3. Wejdź w zakładkę ,,Dodatkowe”.
4. Kliknij przycisk ,,Nowy”.
5. Z listy wybierz ,,Rachunek do umowy”
6. Wciśnij przycisk ,,Uzupełnij”
   

   
   Rachunek do umowy - pola do uzupełnienia

7. Wypełnij pola, które się wyświetliły.
8. Opcjonalnie dodaj załącznik.
9. Kliknij przycisk ,,Dalej” by przejść do podglądu i zatwierdzenia rachunku.
   

   
   Podgląd rachunku do umowy

10. Jeżeli wszystko w rachunku się zgadza kliknij ,,Zatwierdź” by rachunek został wysłany do kontrahenta.

Potwierdzanie rachunku przez kontrahenta

Zatwierdzony przy pomocy hasła rachunek trafia do kontrahenta, który musi go potwierdzić. W celu zatwierdzenia rachunku przez kontrahenta należy wejść w szczegóły danej umowy (jeżeli oczekują na potwierdzenie dokumenty lub pojawia się faktury/rachunek wówczas widoczna jest na przycisku “Szczegółów” cyfra w czerwonym kółku). Po wejściu w szczegóły należy wejść w zakładkę “Dodatkowe” a następnie kliknąć na wiersz, gdzie znajduje się nowy rachunek (polem aktywnym jest nazwa dokumentu).

Rachunek do umowy - widok kontrahenta, który musi zatwierdzić umowę

Po wybraniu tej opcji przechodzimy do ekranu podglądu rachunku. Dokument taki podobnie jak umowy możemy:

• Zaakceptować - przycisk “Wyrażam zgodę”.
• Odrzucić - przycisk “Nie wyrażam zgody”.
• Zaproponować zmianę w rachunku przycisk “Zaproponuj zmianę”.

Rachunek do umowy - widok po stronie kontrahenta, który może zatwierdzić/ odrzucić lub zaproponować zmianę rachunku

W przypadku zaproponowania zmiany, a następnie zatwierdzenia tej zamiany rachunek trafia ponownie do autora. Wówczas autor może ponownie wyrazić zgodę / odrzucić lub zaproponować zmianę w dokumencie. Proces ten może się powtarzać do czasu, aż ostatecznie obie strony nie zaakceptują zaproponowanych zmian. Zatwierdzony rachunek jest widoczny w szczegółach umowy za zakładce “Dodatkowe” i można go w każdej chwili sprawdzić.

Dodawanie pełnomocnictwa/prokury przez reprezentanta spółki.

W przypadku zawierania pierwszej umowy jako reprezentant spółki użytkownik zostanie poproszony o wypełnienie formularza. W przypadku wybrania funkcji w spółce pełnomocnik / prokurent wymagane jest uzupełnienie dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo / prokurę. Można to zrobić Dokument taki automatycznie będzie się dodawał do każdej podpisywanej umowy jako reprezentant spółki.

Dodawanie prokury/pełnomocnictwa podczas tworzenia pierwszej umowy spółkowej

W celu uzupełnienia tego dokumentu należy wejść w “Moje konto”, a następnie przy polu “Skan dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo/prokurę” kliknąć przycisk “Wybierz pliki”. Wówczas to należy wybrać odpowiedni dokument z komputera/telefonu i go dodać. Po uzupełnieniu plików należy wybrać przycisk “Zapisz”.

Dodawanie pełnomocnictwa/prokury przez reprezentanta spółki w panelu Moje konto

W przypadku reprezentantów spółki, którzy podczas uzupełniania danych w “Moim koncie” wybrali jako funkcję w spółce pełnomocnik / prokurent wymagane jest uzupełnienie dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo / prokurę. Dokument taki automatycznie będzie się dodawał do każdej podpisywanej umowy jako reprezentant spółki.

Dodawanie prokury/pełnomocnictwa w panelu moje konto.

W celu uzupełnienia tego dokumentu należy wejść w “Moje konto”, a następnie przy polu “Skan dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo/prokurę” kliknąć przycisk “Wybierz pliki”. Wówczas to należy wybrać odpowiedni dokument z komputera/telefonu i go dodać. Po uzupełnieniu plików należy wybrać przycisk “Zapisz”.

Dodawanie pełnomocnictwa/prokury przez administratora spółki.

Dokument pełnomocnictwa / prokury może uzupełnić również za użytkownika administrator spółki. W tym celu administrator musi wybrać z menu “Listę próśb o dołączenie do spółki” następnie z listy wybrać “Oczekujące”. Po kliknięciu przy danym użytkowniku przycisku “Zaakceptuj” pojawi się ekran, na którym administrator może wybrać funkcję jaką ma użytkownik piastować w spółce oraz wybrać z dysku komputera/telefonu dokument potwierdzający pełnomocnictwo/prokurę.
Dodatkowo jeżeli administrator będzie chciał przywrócić odrzuconych reprezentantów spółki, to po wybraniu z listy “Odrzucone” musi również kliknąć przycisk “Zaakceptuj”. Wówczas to pojawi się taki sam ekran umożliwiający wgranie pełnomocnictwa / prokury.

Administrator spółki może nadać odpowiednie role oraz uprawnienia użytkownikom standardowym. By to uczynić administrator musi wejść w podzakładkę “Reprezentanci spółki” i zaznaczyć checkbox “Administrator spółki” jeżeli użytkownik standardowy ma się stać również administratorem spółki.

Podzakładka Reprezentantem spółki

Dodatkowo administrator spółki może zaznaczyć/odznaczyć możliwość podglądu oraz edycji umów przez użytkowników. Szczegółowy opis uprawnień w zależności od roli został opisany poniżej.

Uprawnienia:

Reprezentant spółki (użytkownik standardowy):

• Zakładka “Reprezentanci spółki” - użytkownik widzi listę osób, które należą do spółki ale bez możliwości określenie czy ktoś jest administratorem spółki oraz  nie może zapraszać nowych osób do spółki
• Zakładka “Umowy dedykowane” - użytkownik może sprawdzić jakie umowy dedykowane zostały mu udostępnione przez administratora spółki

Administrator spółki:

• Zakładka “Reprezentanci spółki” -administrator ma możliwość nadawania roli administratora  lub odbierania możliwości reprezentowania spółki. Dodatkowo może wysyłać zaproszenia do reprezentowania spółki.
• Przy każdym reprezentancie spółki znajdują się również checkboxy “Podgląd umów” i “Edycja umów”. Administrator może zdefiniować za pomocą tych przycisków czy dany użytkownik, ma mieć prawo do edycji umowy (tworzenie, negocjowanie i zatwierdzanie umowy) oraz do podglądu umowy (możliwość weryfikacji stworzonej umowy).

  
  "Reprezentanci spółki" - widok administratora spółki

• Aby użytkownik mógł tworzyć umowę niezbędne jest zaznaczenie checkboxów podglądu i edycji umowy (są one domyślnie zaznaczone po dodaniu użytkownika).
• Zakładka “Lista próśb o dołączenie do spółki” - administratora ma możliwość akceptowania próśb dołączenia do spółki / lub odrzucenia prośby.
• Zakładka “Umowy dedykowane” - administrator ma możliwość udostępnić umowę dedykowaną (czyli spersonalizowaną umowę stworzoną na prośbę użytkownika), pozostałym reprezentantom spółki.

Administrator ma możliwość odebrać funkcję reprezentanta spółki. W takim przypadku administrator musi wybrać z menu:

 “Spółki” -> “Reprezentanci spółki”.

Wówczas pokaże się lista osób reprezentujących spółkę. Przy każdej z osób znajduje się przycisk “odbierz rolę reprezentanta spółki”. Po wybraniu tego przycisku dany użytkownik przestaje być reprezentantem spółki i znika z listy.

Odbieranie roli reprezentanta spółki

Administrator spółki może odebrać rolę reprezentanta spółki wszystkim użytkownikom dopisanym do spółki (łącznie z sobą). Blokada tej funkcji następuje jedynie w przypadku, gdy administrator chce odebrać sobie rolę reprezentanta spółki lub odznaczyć checkbox “Administrator spółki” a nie ma wówczas innych osób mających tą rolę.

Reprezentanci spółki, którzy mają zaznaczoną opcję “podglądu” i “edycji” umów mogą podobnie jak administrator spółki tworzyć umowy. By stworzyć umowę użytkownik musi wejść na zakładkę “Wzory umów” a następnie wybrać szablon umowy premium przy pomocy, którego chciałby podpisać umowę.

W tym celu użytkownik klika przycisk “Wypełnij” a następnie określa stronę umowy. Jeżeli umowę użytkownik chce zawrzeć jako spółka wówczas po określeniu kim jest w umowie (wybór strony umowy) musi wybrać “Spółka” z listy. Po uzupełnieniu formularza umowy pojawi się ekran z informacją o cenie dostępu do wzoru. Jeśli chce wykupić więcej niż jeden dostęp do wzoru zaznacza "Chcę opłacić z góry więcej umów na wybranym wzorze.". Jeśli użytkownik chce otrzymać fakturę VAT powinien zaznaczyć "Chcę otrzymać fakturę VAT". Po wybraniu odpowiednich opcji należy kliknąć “Przejdź do płatności” i wówczas pojawia się ekran umożliwiający przeprowadzenie transakcji.

Ustawienia płatności

Natomiast druga strona może występować jako osoba fizyczna / działalność gospodarcza lub spółka. Po wyborze strony umowy należy kliknąć przycisk “Rozpocznij uzupełnianie”. Wówczas zostaniemy przeniesieni do kreatora umowy. Po uzupełnieniu pól w kreatorze umowy i wybraniu przycisku “Dalej” użytkownik zostaje przeniesiony do podglądu umowy. W przypadku spółki na tym widoku można:

• Przejść na inną podstronę Umownika. Wówczas zostanie utworzony “Projekt umowy” (widoczny w “Moich umowach”. Projekt umowy pozwala by inni członkowie spółki mogli zapoznać się z treścią i zatwierdzić/edytować umowę, którą stworzył inny reprezentant spółki. Projekt umowy jest ważny 24h, po tym czasie jeżeli nie zostanie zatwierdzony, znika z systemu
• Zatwierdzić stworzoną umowę przy pomocy przycisku “zatwierdź”. Wówczas po wpisaniu hasła pod treścią pouczenia, umowa zostanie wysłana do kontrahenta.
• Edytować umowę przy pomocy przycisku “Edytuj”. Wówczas użytkownik zostaje przeniesiony do kreatora umowy, na którym może dokonać zmian. Po zmianie w polach wybiera przycisk “zatwierdź” wówczas to zostaje przeniesiony do podglądu umowy, gdzie dokonane zmiany są zaznaczone na kolor czerwony. Ponowne wybranie przycisku “Zatwierdź” i wpisanie hasła spowoduje, że umowa zostanie wysłana do kontrahenta.

Instrukcja zawierania umów przez spółki krok po kroku znajduje się wyżej (Wybór wzoru oraz podmiotu umowy). Ważne: Jeżeli przy określonej przez nas stronie umowy nie wybierzemy z listy “Spółka” tylko “Osoba fizyczna” lub “Działalność gospodarcza” wówczas umowa taka będzie widoczna tylko dla nas (inni reprezentanci spółki nie będę mogli pracować na tych umowach).

Aplikacja Umownik umożliwia udostępnianie wzorów dedykowanych umów użytkownikom. Umowy dedykowane są to spersonalizowane umowy stworzone na potrzeby klienta, do których dostęp ma tylko osoba dla której umowa została stworzona. Szerzej ten proces został w Dedykowane wzory umów. W przypadku spółek istnieje możliwość by dostęp do umowy dedykowanej otrzymali poszczególni reprezentanci spółki. W takim przypadku administrator spółki, który otrzymał dostęp do umowy dedykowanej musi wejść w zakładkę:

 “Spółki” - “Umowy dedykowane”

Umowy dedykowane spółki - widok administratora spółki

Następnie na ekranie umów dedykowanych wybrać przycisk “Udostępnij umowę”. Pojawi się wówczas okienko, na którym z listy należy wybrać użytkownika jakiemu chcemy umowę tą udostępnić. Po wybraniu reprezentantów spółki należy kliknąć przycisk “Udostępnij”. Wówczas to wybrany reprezentant pojawi się pod nazwą umowy. Umowę można udostępnić wszystkim reprezentantom spółki lub pojedynczym osobom. Jeżeli natomiast jakiś reprezentant ma przestać mieć dostęp do umowy, wówczas należy kliknąć przycisk “Usuń” znajdujący się obok imienia i nazwiska.

Użytkownicy, którzy zgłoszą chęć dostępu do własnej spersonalizowanej umowy mogą napisać na [email protected] a wówczas po rozmowie z twórcami aplikacji umowa taka zostanie udostępniona. Umowa taka po wygenerowaniu może zawierać logo przedsiębiorstwa.

Umowa dedykowana będzie wówczas widoczna w zakładce “Wzory umów” i znajdować się będzie na początku listy z wzorami umów. Korzystanie z takiej umowy jest analogiczne do korzystania z tradycyjnej umowy w Umowniku (Patrz: Tworzenie i zawieranie umów).

W przypadku spółek istnieje dodatkowo możliwość udostępniania przez administratora spółki umów dedykowanych wybranym reprezentantom. Mechanizm ten został opisany w Umowy dedykowane spółki.

Użytkownik, który chce zawierać umowy jako reprezentant spółki. Musi wybrać umowę premium, która go interesuje. Należy wybrać swoją rolę jako "reprezentant spółki" i wypełnić umowę jeśli użytkownik nie ma połączenia ze spółką lub spółka jeszcze nie została dodana, Umownik automatycznie wygeneruje jednorazowy formularz do wypełnienia w celu stworzenia profilu spółkowego lub dodania krontrahenta do istniejącego profilu. Użytkownik, którego prośba o dołączenie do spółki zostanie zaakceptowana przez administratora spółki będzie widział informację taką w “Moim koncie”.

Formularz profilu spółkowego

Alternatywnie użytkownik może wejść w zakładkę "Moje konto", następnie odszukać opcje "Zawieram umowy jako reprezentant spółki" i ją zaznaczyć. Użytkownik musi wypełnić formularz oraz wybrać przycisk "Zapisz". Jeśli spółka istnieje w Umowniku zostanie wysłana prośba o dołączenie do jej administratora

W momencie otrzymania umowy jako kontrahent (umowa stworzona przez innego użytkownika) możemy przejść do jej podglądu poprzez wybranie z menu “Moje umowy”. Informację o czekającej na podpisanie umowie użytkownik otrzymuje mailowo.

Czekająca na zaakceptowanie umowa wyróżniona tłem w zakładce ,,Moje umowy”

By przejść do podglądu umowy należy wybrać przycisk “Podgląd”. U dołu ekranu w menu widoczne będą przyciski:

• “Zaakceptuj” - zatwierdzanie umowy
• “Odrzuć umowę” - odrzucenie umowy
• “Zaproponuj zmianę” - edycja umowy i rozpoczęcie negocjacji

Przyciski te działają jak przy tworzeniu umowy jako osoba fizyczna (opisane wyżej: Wybór wzoru umowy oraz podmiotu umowy). Dodatkowo reprezentant spółki może dodać zdjęcie selfie (opisanie wyżej: Weryfikacja tożsamości przez selfie). Nową umowę, wymagającą podpisania przez reprezentantów spółki widzą wszyscy użytkownicy podpięci do spółki (jeżeli mają odpowiednie uprawnienia). Każdy z reprezentantów ma możliwość umowę taką zatwierdzić. Natomiast w momencie podpisania takiej umowy zostaje ona przesłana do autora umowy i staje się prawomocna. Wówczas pozostali reprezentanci mają możliwość korzystania z tej umowy i pracy na niej (podgląd umowy; tworzenie aneksów, rachunków, faktur, protokołów).

Administrator spółki ma możliwość akceptacji lub odrzucenia próśb osób chcących dołączyć do spółki. Jeżeli zostaną wysłane prośby wówczas administrator widzi w zakładce:

“Spółka” -> “Lista próśb o dołączenie do spółki” 

Czerwone kółko z cyfrą przy “Lista próśb o dołączenie do spółki” to  alert informujący o ilości próśb. Po wejściu w zakładkę “Lista próśb o dołączenie do spółki” administrator może zaakceptować lub odrzucić  oczekujące zaproszenia do spółki (przycisk Zaakceptuj / Odrzuć). Jeżeli administrator zaakceptuje prośbę wówczas taki użytkownik jest widoczny na liście zaakceptowanych próśb oraz automatycznie jest dodany do zakładki reprezentanci spółki.

Lista próśb o dołączenie do spółki - zaakceptowani reprezentanci spółki

Natomiast jeżeli administrator odrzuci prośbę, wówczas tacy użytkownicy są widoczni na liście “Odrzucone”. Użytkownikom takim można po jakimś czasie ponownie nadać prawo do reprezentowania spółki.

Lista próśb o dołączenie do spółki - odrzuceni reprezentanci spółki

Logo

Użytkownicy, którzy otrzymują dostęp do umowy dedykowanej mają możliwość wgrania swojego logo. Dodane logo widoczne jest na wygenerowanym pdf umowy. By dodać logo należy otworzyć “Moje konto”. Wówczas nad polem “Dane podstawowe” znajdować się będzie przycisk “Dodaj logo”. Po wybraniu tego przycisku należy wybrać grafikę z komputera/telefonu. Po dodaniu logo należy zmiany zapisać przy pomocy przycisku “Zapisz”.

Wyznaczenie administratora danych osobowych

Jeżeli jako działalność gospodarcza musisz podpisywać umowy z stałym zapisem dotyczącym administratora danych osobowych, to istnieje taka możliwość w Umowniku. W tym celu należy zaznaczyć checkbox znajdujący się w “Moim koncie”: “Czy wyznaczyłeś administratora danych osobowych?” Po zaznaczeniu tego checkboxa pojawią się pola do uzupełnienia  pól dotyczących administratora danych osobowych. Po zapisanych takich danych należy napisać na [email protected] z informacją o chęci korzystania z takiego zapisu. Wówczas odpowiednia informacja zostanie dodana przez administratora systemu. Od tego momentu możliwe będzie podpisywanie umów, do których zawsze dodawana będzie informacja dotycząca administratora danych osobowych.