W aplikacji Umownik istnieje możliwość zawierania umów jako osoba fizyczna. Umowy takie są darmowe. Poniżej znajduje się opis korzystania z systemu począwszy od rejestracji w systemie a skończywszy na podpisywaniu umowy.
Użytkownik, który chce po raz pierwszy skorzystać z aplikacji po wejściu na stronę www.umownik.pl i wybraniu przycisku „Przejdź do aplikacji” (znajdującego się w prawym górnym rogu) lub ,,Zarejestruj się” musi uzupełnić dane znajdujące się w formularzu rejestracji.
Ekran rejestracji i logowania
Po uzupełnieniu danych, zaznaczeniu koniecznych zgód i wybraniu przycisku „Zarejestruj” zostanie wysłany kod aktywacyjny na podany podczas rejestracji adres e-mail. Jeżeli natomiast na adres e-mail nie został dostarczony kod aktywacyjny należy w pierwszej kolejności sprawdzić skrzynkę z wiadomościami SPAM.
Ekran wpisywania kodu aktywacyjnego podczas rejestracji do systemu
Jeżeli jednak nadal na poczcie wiadomość e-mail nie została doręczona to można ręcznie wywołać ponowne przesłanie wiadomości z kodem aktywacyjnym.
Ekran do ponownego wysłania tokenu aktywacyjnego
W celu zalogowania do systemu należy w formularzu logowania uzupełnić adres e-mail oraz hasło uzupełnione podczas rejestracji, a następnie wybrać przycisk „Zaloguj się”.
Po zalogowaniu się po raz pierwszy do systemu użytkownik zostaje automatycznie przekierowany do zakładki „Moje konto”. Wyświetlone zostanie również powiadomienie z instrukcjami.
“Moje konto” - widok podczas podczas pierwszego logowania
Należy uzupełnić podstawowe dane w celu zawierania umów. System w przypadku niektórych pól sam podpowiada formę zapisu informacji.
Jednym z najważniejszych pól jest nr PESEL. To dzięki niemu:
“Moje konto” - uzupełnione podstawowe dane
W przypadku działalności gospodarczej, aby rozpocząć korzystanie z systemu należy zarejestrować się a następnie zalogować do systemu jako osoba fizyczna by następnie móc przystąpić do zmiany profilu na działalność gospodarczą.
Założenie konta jako działalność gospodarcza jest całkowicie darmowe.
“Moje konto” - uzupełnione dane działalności gospodarczej
W przypadku Spółki, Stowarzyszenia lub Fundacji, aby rozpocząć korzystanie z systemu należy zarejestrować się a następnie zalogować do systemu jako osoba fizyczna, a następnie przejść dalej w celu zmiany profilu konta.
Użytkownik, który wyrazi chęć zawierania umów jako reprezentant Spółki musi w pierwszej kolejności przejść do zakładki ,,Moje konto”.
“Moje konto” - zaznaczenie opcji zawierania umów jako przedsiębiorca
Nr NIP po uzupełnieniu i zapisaniu nie jest możliwy do edycji przez użytkownika. W celu jego zmiany należy napisać na kontakt@umownik.pl
Po uzupełnieniu i zapisaniu danych dotyczących spółki użytkownikowi, który stał się administratorem spółki lub został dodany przez administratora do spółki wyświetla się informacja w zakładce ,,Moje konto" “Zostałeś zaakceptowany jako reprezentant spółki”.
Od tego momentu istnieje możliwość podpisywania umów jako reprezentant spółki. Szerzej ten proces został opisany w części dotyczącej “Profilu spółkowego”.
“Moje konto” - informacja o przyjęciu do spółki
Użytkownik, który wyraża chęć podpisywania umów w ramach Stowarzyszenia musi zaznaczyć checkbox znajdujący się moim koncie “ Czy chcesz zawierać umowy także jako przedsiębiorca”.
A następnie zaznacza checkbox “Zawieram umowy jako reprezentant spółki”.
Proces wypełniania danych jako Stowarzyszenie jest analogiczny do procesu uzupełniania danych jako spółka (opisany powyżej). Różnicę stanowi to, że w polu ,,typ spółki” należy zaznaczyć “Stowarzyszenie”.
Użytkownik, który wyraża chęć podpisywania umów w ramach Fundacji musi zaznaczyć checkbox znajdujący się moim koncie “ Czy chcesz zawierać umowy także jako przedsiębiorca”.
A następnie zaznacza checkbox “Zawieram umowy jako reprezentant spółki”.
Proces wypełniania danych jako Fundacja jest analogiczny do procesu uzupełniania danych jako spółka (opisany powyżej). Różnicę stanowi to, że w polu ,,typ spółki” należy zaznaczyć “Fundacja”.
Po zapisaniu danych w „Moim koncie” możliwe jest korzystanie z Umownika i zawieranie umów.
Zakładki widoczne w Umowniku to:
Tutaj znajdują się wszystkie szablony dokumentów, po wybraniu których i uzupełnieniu tworzona jest umowa.
Zakładka “Wzory dokumentów”
W zakładce tej widoczne są umowy zarówno w postaci projektu umowy oraz umowów podpisanych i wysłanych do kontrahenta lub odrzuconych.
W zakładce tej widoczni są wszyscy kontrahenci, z którymi kiedykolwiek były zawierane umowy. Ponadto jest również możliwość wybrania i zawierania umów z „Botem testowym” czyli użytkownikiem testowym.
W przypadku osób fizycznych widoczna jest tylko podzakładka „Zaproszenia do spółki”. W tym miejscu użytkownik może znaleźć zaproszenia wysłane do niego w celu dołączenia do spółki jako reprezentant.
Menu – Spółka „Zaproszenia do spółki”
Natomiast w przypadku użytkowników, którzy już należą do spółki są widoczne (w zależności od poziomu uprawnień) podzakładki:
Dzieli się ona na podzakładki:
Menu – Aplikacja – „O aplikacji”; „FAQ”; „Regulamin”
Jest to menu rozwijane znajdujące się w prawym górnym rogu:
W celu zawarcia umowy należy wejść na zakładkę wzory dokumentów, a następnie w zależności czy umowa ma zostać podpisana przez osobę fizyczną, działalność gospodarczą czy też reprezentanta spółki należy odpowiednio:
Wybór strony umowy jako osoba fizyczna
Wybiera umowę premium, którą jest zainteresowana. Klika przycisk “Kup” przy wybranym wzorze umowy.
Wówczas pojawi się ekran z informacją o cenie i czasie, na który dostęp do umowy otrzymuje użytkownik. Ponownie wybiera przycisk “Kup” i wówczas pojawia się ekran umożliwiający przeprowadzenie transakcji.
Zakup szablonu umowy cz.1
Zakup szablonu umowy cz.2
Wybór umowy premium w celu uzupełnienia
Wybór strony umowy jako działalność gospodarczaProces wyboru strony umowy jest analogiczny do opisanego w przypadku działalności gospodarczej.
Jedyną różnicę w stosunku do procesu opisanego w przypadku działalności gospodarczej stanowi to, iż po określeniu strony umowy, jako która będzie występował reprezentant spółki, należy wybrać z listy opcję “Reprezentant spółki”.
Wybór strony umowy jako reprezentant spółki
W momencie wybrania podmiotu umowy i zaznaczeniu przycisku “Rozpocznij uzupełnianie” użytkownik przechodzi do kreatora umowy.
Umownik - uzupełniony kreator umowy
Po uzupełnieniu danych w kreatorze umowy i wybraniu przycisku “Dalej” użytkownik przechodzi do podglądu umowy.
Umowę taką może zatwierdzić jeżeli uzna, że wszystkie dane się zgadzają, wówczas taka umowa zostaje przesłana do kontrahenta.
Jeżeli natomiast chciałby zmienić jakieś informacje, które uzupełnił w kreatorze umowy wówczas musi wybrać przycisk “Edytuj”. Po kliknięciu na ten przycisk pojawi się użytkownikowi kreator umowy taki sam jak przy tworzeniu umowy.
Przycisk “edytuj” w aplikacji
Należy wówczas zmienić informacje w błędnym polu i wybrać przycisk “Zatwierdź”. Wówczas zmiana będzie podświetlona w podglądzie umowy na kolor czerwony.
Edytowana zmiana zaznaczona na kolor czerwony
W przypadku umowy, którą otrzymujemy od kontrahenta należy wejść na zakładkę “Moje umowy”, a następnie przy odpowiedniej umowie wybrać przycisk “Podgląd”. Nowa, niepodpisana umowa wyróżniona jest przy pomocy koloru tła.
Zakładka “Moje umowy” - widok czekającej na zatwierdzenie umowy
Po wejściu na podgląd kontrahent ma możliwość zaakceptowania umowy przy pomocy przycisku “Wyrażam zgodę” (należy wpisać ponownie hasło, które zostało podane przy rejestracji).
Natomiast jeżeli kontrahent nie zgadza się z postanowieniami umowy może je edytować za pomocą przycisku “Zaproponuj zmianę”. Wówczas pojawi mu się ekran z kreatorem umowy. Po zmianie odpowiednich pól i zatwierdzeniu ich przy pomocy przycisku “Modyfikuj” zostanie ponownie wyświetlony podgląd umowy, gdzie wszystkie zmiany są podświetlone na czerwono.
Taką umowę można wówczas wysłać do drugiej strony za pomocą przycisku “Zatwierdź” (należy wpisać hasło w treści pouczenia).
Dokument taki trafia do drugiej strony umowy i wówczas może autor umowy ponownie zatwierdzić umowę lub zaproponować zmianę według powyżej opisanego schematu.
Natomiast jeżeli użytkownik nie zgadza się z postanowieniami umowy wówczas może odrzucić taką umowę przy pomocy przycisku “Nie wyrażam zgody”.
Po wybraniu dokumentu oraz stron umowy, pojawia się użytkownikowi kreator umowy. W zależności od tego z kim umowa jest podpisywana użytkownik musi wpisać nr PESEL (osoba fizyczna) lub NIP (działalnością gospodarczą/spółką).
Dzięki tym danym kontrahenci są sprawdzani czy mają założone konto w Umowniku. Ponadto numery te są niezbędne by zatwierdzona umowa wywołała skutki prawne (zgodnie z artykułem 73 i następnych w Kodeksie Cywilnym, aby umowa wywołała skutki prawne niezbędna jest możliwość ustalenie osoby składającej oświadczenie).
Po wpisaniu nr. PESEL/NIP oraz pozostałych pól w kreatorze umowy, można przejść do podglądu umowy za pomocą przycisku “Dalej”.
Jeżeli kontrahent ma założone konto w aplikacji wówczas po zatwierdzeniu umowy (wybranie przycisku “Zatwierdź” oraz wpisanie hasła) dokument trafia do drugiej strony w celu weryfikacji.
Natomiast jeżeli użytkownika o podanym nr PESEL/NIP system nie znajdzie, wówczas istnieje możliwość zaproszenia go do założenia konta w aplikacji i podpisania umowy online.
Ekran z zaproszeniem nowej osoby do korzystania z aplikacji
W celu zwiększenia stopnia bezpieczeństwa umów użytkownicy mogą korzystać z opcji podpisywania umów z wykorzystaniem zdjęcia selfie. Dzięki selfie następuje dodatkowa weryfikacja obu stron umowy, gdyż zdjęcia są wykonywane “na żywo” (nie ma możliwości ściągnięcia z internetu randomowego zdjęcia i podstawienia go zamiast faktycznego).
Zatwierdzanie umowy z wykorzystaniem selfie jest trójstopniowe:
W celu skorzystania z selfie należy po uzupełnieniu pól w kreatorze umowy wybrać przycisk “Zrób selfie”. Po kliknięciu tego przycisku pojawi się prośba o pozwolenie na korzystania z kamery (w celu wykonania jednorazowo zdjęcia selfie).
Po zaakceptowaniu prośby pojawi się ekran umożliwiający wykonanie zdjęcia selfie. W celu zrobienia zdjęcia należy wybrać przycisk “Zrób selfie”. Następnie zostaje użytkownik przeniesiony do podglądu umowy, gdzie na końcu umowy jako załącznik widnieje zrobione zdjęcie selfie.
Taką umowę należy zatwierdzić i wówczas zostaje ona wysłana do kontrahenta.
Przycisk “Zrób selfie”
Ekran umożliwiający wykonanie zdjęcia selfieNatomiast kontrahent po wejściu w podgląd otrzymanej umowy musi również wykonać zdjęcie selfie. Po zrobieniu zdjęcia pojawia się ekran, na którym należy wpisać hasło.
Następnie umowę należy zatwierdzić. Dokument wraz z zdjęciem selfie jest wysyłany ponownie do autora umowy w celu zweryfikowania tożsamości kontrahenta.
Wykonanie zdjęcia selfie - widok po stronie kontrahenta
Autor umowy w celu zweryfikowania tożsamości kontrahenta musi wejść w podgląd umowy, a następnie wybrać przycisk “Potwierdź tożsamość” znajdujący się na końcu dokumentu.
Po wybraniu przycisku “Potwierdź tożsamość” pojawi się ekran z tekstem pouczenia, po zapoznaniu z jego treścią należy wpisać hasło. Wówczas umowa zostanie ostatecznie zawarta.
Potwierdzanie tożsamości kontrahenta - widok po stronie autora umowy
W aplikacji dostępny jest szereg gotowych wzorów umów. Natomiast w przypadku potrzeby spersonalizowania umowy można skorzystać z wzoru “Własna umowa” dla osób fizycznych lub “Własna umowa dla firm” w przypadku działalności gospodarczej lub spółki.
W umowie tej można ręcznie wpisać treść umowy oraz nazwy dla obu stron umowy.
W wyniku tego powstaje gotowa umowa zawierająca treści najbardziej nas interesujące.
Po wybraniu przycisku “Zatwierdź” umowa taka jest wysłana do wskazanego kontrahenta.
Podgląd “Własnej umowy”
Wszystkie umowy zatwierdzone przez obie strony umowy są dostępne bez ograniczeń w Umowniku. Dzięki temu aplikacja stanowi archiwum umów, umożliwiające proste i szybkie znalezienie odpowiedniej umowy z dowolnego miejsca na ziemi przez 24/7.
Dodatkowo umowy po zatwierdzeniu są wysyłane na maila.
W przypadku jeżeli niezbędne będzie ponowne wygenerowanie pdf wystarczy wejść na zakładkę “Moje umowy” i przy danym dokumencie wybrać przycisk “Pobierz PDF”.
Przycisk “Pobierz PDF” na widoku “Moich umów”
Użytkownik, który wyrazi chęć tworzenia rachunków może je stworzyć dla umowy o dzieło oraz umowy zlecenie.
Zakładka ,,Moje umowy”
Szczegóły umowy - tworzenie rachunku do umowy
Rachunek do umowy - pola do uzupełnienia 
Podgląd rachunku do umowyZatwierdzony przy pomocy hasła rachunek trafia do kontrahenta, który musi go potwierdzić. W celu zatwierdzenia rachunku przez kontrahenta należy wejść w szczegóły danej umowy (jeżeli oczekują na potwierdzenie dokumenty lub pojawia się faktury/rachunek wówczas widoczna jest na przycisku “Szczegółów” cyfra w czerwonym kółku).
Umowy w zakładce ,,Moje umowy”
Po wejściu w szczegóły należy wejść w zakładkę “Dodatkowe” a następnie kliknąć na wiersz, gdzie znajduje się nowy rachunek (polem aktywnym jest nazwa dokumentu).
Rachunek do umowy - widok kontrahenta, który musi zatwierdzić umowę
Po wybraniu tej opcji przechodzimy do ekranu podglądu rachunku. Dokument taki podobnie jak umowy możemy:
Rachunek do umowy - widok po stronie kontrahenta, który może zatwierdzić/ odrzucić lub zaproponować zmianę rachunku
W przypadku zaproponowania zmiany, a następnie zatwierdzenia tej zamiany rachunek trafia ponownie do autora. Wówczas autor może ponownie wyrazić zgodę / odrzucić lub zaproponować zmianę w dokumencie.
Proces ten może się powtarzać do czasu, aż ostatecznie obie strony nie zaakceptują zaproponowanych zmian.
Zatwierdzony rachunek jest widoczny w szczegółach umowy za zakładce “Dodatkowe” i można go w każdej chwili sprawdzić.
Aplikacja Umownik umożliwia wystawianie faktur do umowy sprzedaży, zlecenie, dzieło oraz najmu na czas określony. Faktury można wystawiać zarówno w przypadku osób fizycznych oraz działalności gospodarczych i spółek.
Faktury może stworzyć wyłącznie autor umowy.
Ekran zakładki ,,Moje umowy”
Ekran szczegółów, na którym można ustawić możliwość generowania faktury
Podgląd faktury do umowy o dziełoFaktura zatwierdzona jest widoczna w szczegółach umowy przez kontrahenta oraz autora, po określonej ilości dni zaznaczonej w polu “Co ile dni ma być generowana faktura?” .
Kolejne faktury, również pojawiać się będę cyklicznie co określoną ilość dni w polu “Co ile dni ma być generowana faktura?”.
Użytkownicy, którzy by chcieli wprowadzić pewne modyfikacje do zatwierdzonej umowy mogą to uczynić poprzez dodanie aneksu do umowy.
Ekran zakładki ,,Moje umowy”
Szczegóły umowy - wybór aneksu
Aneks - wprowadzanie zmian do umowy
Podgląd aneksuZatwierdzony przy pomocy hasła aneks trafia do kontrahenta, który musi go potwierdzić. Dopiero wówczas aneks jest prawomocny.
W celu zatwierdzenia aneksu przez kontrahenta należy wejść w szczegóły danej umowy (jeżeli oczekują na potwierdzenie dokumenty lub pojawia się faktury/rachunek wówczas widoczna jest na przycisku “Szczegółów” cyfra w czerwonym kółku).
Umowy w zakładce ,,Moje umowy”
Po wejściu w szczegóły należy wejść w zakładkę “Dodatkowe” a następnie “kliknąć” na wiersz, gdzie znajduje się nowy aneks (polem aktywnym jest nazwa dokumentu).
Szczegóły dokumentu - widok nowego aneksu, który wymaga podpisania przez kontrahenta
Po wybraniu tej opcji przechodzimy do ekranu podglądu dokumentu. Dokument taki podobnie jak umowy możemy:
W przypadku zaproponowania zmiany, a następnie zatwierdzenia tej zamiany aneks trafia ponownie do autora. Wówczas autor może ponownie wyrazić zgodę / odrzucić lub zaproponować zmianę w dokumencie.
Proces ten może się powtarzać do czasu, aż ostatecznie obie strony nie zaakceptują zaproponowanych zmian.
Zatwierdzony aneks jest widoczny w szczegółach umowy za zakładce “Dodatkowe” i można go w każdej chwili zweryfikować.
Podgląd aneksu po stronie kontrahenta - możliwość akceptacji/odrzucenia lub zaproponowania zmian
Użytkownik, który wyrazi chęć tworzenia protokołów do umowy może otrzymać taką możliwość. W tym celu należy napisać na kontakt@umownik.pl
Po otrzymaniu dostępu do dedykowanego protokołu należy wejść na “Moje umowy”. Następnie przy odpowiedniej zatwierdzonej przez obie strony umowie wybrać przycisk “Szczegóły”.
Wówczas należy wybrać zakładkę “Dodatkowe” i wybrać z listy “Protokół umowy”.
Protokoły umowy działają w podobny sposób jak aneksy opisane wcześniej czyli po wybraniu przycisku “Uzupełnij” należy wpisać pola wymienione w kreatorze. Następnie przechodzimy do podglądu protokołu (przycisk “Dalej”). Protokół taki po zatwierdzeniu trafia do kontrahenta.
Kontrahent po wejściu w szczegóły umowy i kliknięciu na protokół może zatwierdzić / odrzucić lub zaproponować zmianę protokołu.
Propozycja zmiany (przycisk “Zaproponuj zmianę”) wiązać się będzie z tym, że autor będzie musiał zatwierdzić/odrzucić proponowaną zmianę lub zaproponować swoją.
Negocjacje warunków trwają do czasu aż obie strony zatwierdzą dokument.
Protokół taki jest wówczas dostępny w szczegółach umowy, w zakładce ,,Dodatkowe".
Użytkownik, który pod dokonanej rejestracji oraz uzupełnieniu podstawowych danych zaznaczy opcję “Zawieram umowy jako reprezentant spółki” zobowiązany jest do uzupełnienia podstawowych danych dotyczących spółki. Pierwszą daną, o którą zostanie poproszony użytkownik jest nr NIP. Jeżeli nr NIP został dodany wcześniej przez jakiegoś użytkownika (spółka została utworzona), wówczas po wpisaniu go w pole “NIP” pozostałe dane dotyczące spółki automatycznie się uzupełnią, a po zapisaniu danych zostanie wysłane powiadomienie do administratora spółki z prośbą o przyjęcie tego użytkownika do spółki.
Użytkownik, którego prośba o dołączenie do spółki zostanie zaakceptowana przez administratora spółki będzie widział informację taką w “Moim koncie”.
Komunikat zaakceptowania do spółki
Administrator spółki ma możliwość akceptacji lub odrzucenia próśb osób chcących dołączyć do spółki.
Jeżeli zostaną wysłane prośby wówczas administrator widzi w zakładce:
“Spółka” -> “Lista próśb o dołączenie do spółki”
Czerwone kółko z cyfrą przy “Lista próśb o dołączenie do spółki” to alert informujący o ilości próśb.
Po wejściu w zakładkę “Lista próśb o dołączenie do spółki” administrator może zaakceptować lub odrzucić oczekujące zaproszenia do spółki (przycisk Zaakceptuj / Odrzuć).
Jeżeli administrator zaakceptuje prośbę wówczas taki użytkownik jest widoczny na liście zaakceptowanych próśb oraz automatycznie jest dodany do zakładki reprezentanci spółki.
Lista próśb o dołączenie do spółki - zaakceptowani reprezentanci spółki
Natomiast jeżeli administrator odrzuci prośbę, wówczas tacy użytkownicy są widoczni na liście “Odrzucone”. Użytkownikom takim można po jakimś czasie ponownie nadać prawo do reprezentowania spółki.
Lista próśb o dołączenie do spółki - odrzuceni reprezentanci spółki
Administrator spółki może zaprosić różnych użytkowników do reprezentowania spółki. W tym celu musi wybrać z menu:
“Spółki” -> “Reprezentanci spółki”
Następnie wybrać przycisk “Zaproś do spółki”.
Wówczas pojawi się ekran, na którym to administrator jest proszony o uzupełnienie nr PESEL użytkownika, który ma stać się reprezentantem spółki.
Zaproszenie do reprezentowania spółki - wysłane zaproszenie
Zaproszenie do reprezentowania spółki - wysłanie zaproszenia do założenia konta
Wysłane zaproszenie do reprezentowania spółki użytkownik będzie miał widoczne z zakładce:
“Spółki” -> “Zaproszenia do spółki”
Zaproszenie takie użytkownik może zaakceptować (zostanie wówczas reprezentantem spółki) lub odrzucić (nie będzie mógł zawierać umów jako reprezentant tej spółki).
Zaproszenia do spółki - widok użytkownika, który otrzymał zaproszenie
W momencie akceptacji zaproszenia użytkownik będzie miał rozszerzone menu o dodatkowe podzakładki “Reprezentanci spółki”, “Umowy dedykowane spółki”
Użytkownik będący reprezentantem spółki - widoczne podzakładki
Użytkownik natomiast przestanie wówczas mieć widoczną zakładkę “Zaproszenia do spółki”, gdyż każdy użytkownik ma prawo do reprezentowania tylko jednej spółki.
Administrator spółki może nadać odpowiednie role oraz uprawnienia użytkownikom standardowym. By to uczynić administrator musi wejść w podzakładkę “Reprezentanci spółki” i zaznaczyć checkbox “Administrator spółki” jeżeli użytkownik standardowy ma się stać również administratorem spółki.
Podzakładka Reprezentantem spółki
Dodatkowo administrator spółki może zaznaczyć/odznaczyć możliwość podglądu oraz edycji umów przez użytkowników. Szczegółowy opis uprawnień w zależności od roli został opisany poniżej.
,,Reprezentanci spółki" - widok administratora spółkiAdministrator ma możliwość odebrać funkcję reprezentanta spółki. W takim przypadku administrator musi wybrać z menu:
“Spółki” -> “Reprezentanci spółki”.
Wówczas pokaże się lista osób reprezentujących spółkę. Przy każdej z osób znajduje się przycisk “odbierz rolę reprezentanta spółki”. Po wybraniu tego przycisku dany użytkownik przestaje być reprezentantem spółki i znika z listy.
Odbieranie roli reprezentanta spółki
Administrator spółki może odebrać rolę reprezentanta spółki wszystkim użytkownikom dopisanym do spółki (łącznie z sobą). Blokada tej funkcji następuje jedynie w przypadku, gdy administrator chce odebrać sobie rolę reprezentanta spółki lub odznaczyć checkbox “Administrator spółki” a nie ma wówczas innych osób mających tą rolę.
Reprezentanci spółki, którzy mają zaznaczoną opcję “podglądu” i “edycji” umów mogą podobnie jak administrator spółki tworzyć umowy.
By stworzyć umowę użytkownik musi wejść na zakładkę “Wzory umów” a następnie wybrać szablon umowy premium dla firm przy pomocy, której chciałby podpisać umowę.
Jeżeli użytkownik nie wykupił dostępu do umowy to musi wybrać opcję “Kup”, a następnie określić na ile dni chcę wykupić dostęp. Po dokonaniu wyboru użytkownik musi opłacić transakcję.
Po opłaceniu automatycznie zostaje udostępniona możliwość wypełnienia umowy.
W tym celu użytkownik klika przycisk “Wypełnij” a następnie określa stronę umowy. Jeżeli umowę użytkownik chce zawrzeć jako spółka wówczas po określeniu kim jest w umowie (wybór strony umowy) musi wybrać “Spółka” z listy.
Opcje dla dokumentu dla firm
Natomiast druga strona może występować jako osoba fizyczna / działalność gospodarcza lub spółka.
Po wyborze strony umowy należy kliknąć przycisk “Rozpocznij uzupełnianie”. Wówczas zostaniemy przeniesieni do kreatora umowy.
Po uzupełnieniu pól w kreatorze umowy i wybraniu przycisku “Dalej” użytkownik zostaje przeniesiony do podglądu umowy.
W przypadku spółki na tym widoku można:
Instrukcja zawierania umów przez spółki krok po kroku znajduje się wyżej (Wybór wzoru oraz podmiotu umowy).
Ważne: Jeżeli przy określonej przez nas stronie umowy nie wybierzemy z listy “Spółka” tylko “Osoba fizyczna” lub “Działalność gospodarcza” wówczas umowa taka będzie widoczna tylko dla nas (inni reprezentanci spółki nie będę mogli pracować na tych umowach).
W momencie otrzymania umowy jako kontrahent (umowa stworzona przez innego użytkownika) możemy przejść do jej podglądu poprzez wybranie z menu “Moje umowy”. Informację o czekającej na podpisanie umowie użytkownik otrzymuje mailowo. Dodatkowo po wejściu w “Moje umowy” czekająca na zatwierdzenie umowa jest wyróżniona poprzez inny kolor tła.
Czekająca na zaakceptowanie umowa wyróżniona tłem w zakładce ,,Moje umowy”
By przejść do podglądu umowy należy wybrać przycisk “Podgląd”. Po lewej stronie menu widoczne będą przyciski:
Przyciski te działają jak przy tworzeniu umowy jako osoba fizyczna (opisane wyżej: Wybór wzoru umowy oraz podmiotu umowy). Dodatkowo reprezentant spółki może dodać zdjęcie selfie (opisanie wyżej: Weryfikacja tożsamości przez selfie).
Nową umowę, wymagającą podpisania przez reprezentantów spółki widzą wszyscy użytkownicy podpięci do spółki (jeżeli mają odpowiednie uprawnienia). Każdy z reprezentantów ma możliwość umowę taką zatwierdzić. Natomiast w momencie podpisania takiej umowy zostaje ona przesłana do autora umowy i staje się prawomocna.
Wówczas pozostali reprezentanci mają możliwość korzystania z tej umowy i pracy na niej (podgląd umowy; tworzenie aneksów, rachunków, faktur, protokołów).
W przypadku reprezentantów spółki, którzy podczas uzupełniania danych w “Moim koncie” wybrali jako funkcję w spółce pełnomocnik / prokurent wymagane jest uzupełnienie dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo / prokurę.
Dokument taki automatycznie będzie się dodawał do każdej podpisywanej umowy jako reprezentant spółki.
W celu uzupełnienia tego dokumentu należy wejść w “Moje konto”, a następnie przy polu “Skan dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo/prokurę” kliknąć przycisk “Wybierz pliki”. Wówczas to należy wybrać odpowiedni dokument z komputera/telefonu i go dodać.
Po uzupełnieniu plików należy wybrać przycisk “Zapisz”.
Dokument pełnomocnictwa / prokury może uzupełnić również za użytkownika administrator spółki.
W tym celu administrator musi wybrać z menu “Listę próśb o dołączenie do spółki” następnie z listy wybrać “Oczekujące”. Po kliknięciu przy danym użytkowniku przycisku “Zaakceptuj” pojawi się ekran, na którym administrator może wybrać funkcję jaką ma użytkownik piastować w spółce oraz wybrać z dysku komputera/telefonu dokument potwierdzający pełnomocnictwo/prokurę.
Dodatkowo jeżeli administrator będzie chciał przywrócić odrzuconych reprezentantów spółki, to po wybraniu z listy “Odrzucone” musi również kliknąć przycisk “Zaakceptuj”. Wówczas to pojawi się taki sam ekran umożliwiający wgranie pełnomocnictwa / prokury.
Lista próśb o dołączenie - akceptacja prośby i wgranie dokumentu pełnomocnictwa/prokury przez administratora
Aplikacja Umownik umożliwia udostępnianie wzorów dedykowanych umów użytkownikom. Umowy dedykowane są to spersonalizowane umowy stworzone na potrzeby klienta, do których dostęp ma tylko osoba dla której umowa została stworzona. Szerzej ten proces został w Dedykowane wzory umów.
W przypadku spółek istnieje możliwość by dostęp do umowy dedykowanej otrzymali poszczególni reprezentanci spółki. W takim przypadku administrator spółki, który otrzymał dostęp do umowy dedykowanej musi wejść w zakładkę:
“Spółki” -> “Umowy dedykowane”
Umowy dedykowane spółki - widok administratora spółki
Następnie na ekranie umów dedykowanych wybrać przycisk “Udostępnij umowę”. Pojawi się wówczas okienko, na którym z listy należy wybrać użytkownika jakiemu chcemy umowę tą udostępnić. Po wybraniu reprezentantów spółki należy kliknąć przycisk “Udostępnij”.
Wówczas to wybrany reprezentant pojawi się pod nazwą umowy. Umowę można udostępnić wszystkim reprezentantom spółki lub pojedynczym osobom. Jeżeli natomiast jakiś reprezentant ma przestać mieć dostęp do umowy, wówczas należy kliknąć przycisk “Usuń” znajdujący się obok imienia i nazwiska.
Umowy dedykowane - lista osób z dostępem do umowy
Użytkownicy, którzy zgłoszą chęć dostępu do własnej spersonalizowanej umowy mogą napisać na kontakt@umownik.pl a wówczas po rozmowie z twórcami aplikacji umowa taka zostanie udostępniona. Umowa taka po wygenerowaniu może zawierać logo przedsiębiorstwa.
Umowa dedykowana będzie wówczas widoczna w zakładce “Wzory umów” i znajdować się będzie na początku listy z wzorami umów.
Korzystanie z takiej umowy jest analogiczne do korzystania z tradycyjnej umowy w Umowniku (Patrz: Tworzenie i zawieranie umów).
W przypadku spółek istnieje dodatkowo możliwość udostępniania przez administratora spółki umów dedykowanych wybranym reprezentantom. Mechanizm ten został opisany w Umowy dedykowane spółki.
Użytkownicy, którzy otrzymują dostęp do umowy dedykowanej mają możliwość wgrania swojego logo. Dodane logo widoczne jest na wygenerowanym pdf umowy.
By dodać logo należy otworzyć “Moje konto”. Wówczas nad polem “Dane podstawowe” znajdować się będzie przycisk “Dodaj logo”. Po wybraniu tego przycisku należy wybrać grafikę z komputera/telefonu. Po dodaniu logo należy zmiany zapisać przy pomocy przycisku “Zapisz”.
Jeżeli jako działalność gospodarcza musisz podpisywać umowy z stałym zapisem dotyczącym administratora danych osobowych, to istnieje taka możliwość w Umowniku.
W tym celu należy zaznaczyć checkbox znajdujący się w “Moim koncie”: “Czy wyznaczyłeś administratora danych osobowych?” Po zaznaczeniu tego checkboxa pojawią się pola do uzupełnienia pól dotyczących administratora danych osobowych.
Po zapisanych takich danych należy napisać na kontakt@umownik.pl z informacją o chęci korzystania z takiego zapisu. Wówczas odpowiednia informacja zostanie dodana przez administratora systemu. Od tego momentu możliwe będzie podpisywanie umów, do których zawsze dodawana będzie informacja dotycząca administratora danych osobowych.
