🎄 Świąteczny audyt zdalny: 5 kluczowych terminów prawnych, których NIE możesz przegapić w Nowym Roku

Grudzień to w wielu firmach czas „domykania” roku – dopinania budżetów, planowania urlopów i świątecznych spotkań. Jednak dla działów prawnych, finansowych i operacyjnych to również czas najwyższego ryzyka. Chwila nieuwagi między Wigilią a Sylwestrem może skutkować przeoczeniem terminów, które rzutują na cały kolejny rok biznesowy. 

Zanim zamkniesz laptopa i usiądziesz do wigilijnego stołu, przeprowadź szybki zdalny audyt swoich umów. Oto 5 kluczowych terminów, które musisz zweryfikować, aby wejść w Nowy Rok z pełnym poczuciem bezpieczeństwa i compliance. A warto o tym pamiętać – nie tylko ze względu na terminy przedawnień.

1. Terminy wypowiedzeń umów rocznych (31 grudnia)

Wiele umów ramowych i abonamentowych (SaaS, najem, usługi serwisowe) jest skonstruowanych tak, że odnawiają się automatycznie na kolejny rok, jeśli nie zostaną wypowiedziane do końca roku kalendarzowego.

• Ryzyko: automatyczne przedłużenie współpracy z dostawcą, z którego usług chciałeś zrezygnować, co generuje niepotrzebne koszty przez kolejne 12 miesięcy.
• Jak pomaga Umownik: W module terminy możesz przefiltrować umowy kończące się 31.12 i sprawdzić, czy wymagają one Twojej reakcji.

2. Klauzule waloryzacyjne 

Część długoterminowych kontraktów B2B zawierać może klauzule pozwalające na zmianę cen wraz z początkiem nowego roku (często w oparciu o wskaźniki GUS).

• Ryzyko: Jeśli nie zweryfikujesz tych zapisów teraz, noworoczne faktury od dostawców mogą Cię niemile zaskoczyć, a Ty możesz zapomnieć o zaktualizowaniu stawek dla własnych klientów.
• Jak pomaga Umownik: Funkcja wyszukiwania tag-u pozwoli Ci szybko odnaleźć hasła „waloryzacja” lub „indeksacja” we wszystkich aktywnych kontraktach.

3. Zmiany w prawie pracy i minimalne wynagrodzenie

1 stycznia to tradycyjna data wejścia w życie nowych stawek płacy minimalnej oraz zmian w kodeksie pracy.

• Ryzyko: Brak przygotowania aneksów do umów o pracę lub umów zlecenie na czas skutkuje brakiem zgodności z prawem (non-compliance) i naraża firmę na kary ze strony PIP.
• Jak pomaga Umownik: Wykorzystaj kreator aneksów, aby masowo wygenerować dokumenty dla pracowników i współpracowników, a następnie wyślij je do podpisu elektronicznego – bez wychodzenia z domu.

4. Przedawnienia

Wiele roszczeń może się przedawnić, szczególnie z tytułu nieopłaconych faktur przez kontrahenta. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, jeśli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Przykładowo warto zwrócić uwagę na fakt, iż ​​roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy przedawniają się z upływem dwóch lat. 

• Ryzyko: Utrata wynagrodzenia, pieniędzy, jak również odsetek.
• Jak pomaga Umownik: Do repozytorium w zakresie zawartej umowy można dodać fakturę i w jednym miejscu kontrolować wszelkie terminy.

5. Retencja danych i archiwizacja (RODO)

Koniec roku to moment, w którym upływają okresy przechowywania dla wielu starszych dokumentów.

• Ryzyko: Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe dłużej, niż jest to niezbędne (i zgodne z polityką retencji), jest naruszeniem RODO.
• Jak pomaga Umownik: Centralne repozytorium pozwala na szybki przegląd umów, których okres retencji właśnie mija, i ich bezpieczne archiwizowanie lub usunięcie zgodnie z procedurami.

Śpij spokojnie dzięki automatyzacji

Świąteczny audyt nie musi oznaczać godzin spędzonych nad segregatorami. Dzięki zautomatyzowanym procesie zarządzania umowami w Umowniku, powyższą listę możesz „odfajkować” w zaledwie kilkanaście minut, korzystając z laptopa przy kubku gorącej czekolady.

Nie pozwól, by Nowy Rok zaczął się od nadrabiania zaległości prawnych. Zadbaj o compliance już dziś i ciesz się zasłużonym odpoczynkiem.

Chcesz sprawdzić, jak Umownik pilnuje Twoich terminów?