Jak prawnie zabezpieczyć umowy zawierane zdalnie?

Strach przed unieważnieniem dokumentu lub utratą mocy dowodowej to najczęstsza bariera powstrzymująca firmy przed pełną cyfryzacją. Wciąż pokutuje mit, że tylko odręczny podpis pod tradycyjną, papierową umową jest stuprocentowo bezpieczny. To błędne przekonanie kosztuje firmy czas i pieniądze.

Ekspercki system do zarządzania umowami, taki jak Umownik, jest odpowiedzią na to wyzwanie. Umożliwia bezpieczne podpisywanie umów online z zachowaniem pełnej mocy prawnej.

W tym poradniku, skierowanym do właścicieli firm, obalamy najczęstsze mity i pokazujemy, jak poprawnie stosować różne formy podpisu elektronicznego, aby Twoja umowa zawarta zdalnie była niepodważalnym dowodem w sądzie.

1. Prawo vs. praktyka: kiedy podpis elektroniczny ma moc równą podpisowi odręcznemu?

Tutaj kluczowa jest znajomość rozporządzenia eIDAS, które definiuje trzy rodzaje podpisu elektronicznego. Tylko jeden z nich ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu.

Trzy Typy Podpisu – Wybór Odpowiedzialnego Prawnika

1. Podpis elektroniczny „zwykły”: Najmniej formalny (np. e-mail z imieniem i nazwiskiem). Jest dopuszczalny, ale jego moc dowodowa zależy od kontekstu. Nie zabezpieczy ważnej umowy umowy zawieranej przez internet z klauzulą zastrzeżenia formy pisemnej.
2. Zaawansowany podpis elektroniczny: Zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i zgodnie z przepisami eIDAS musi spełniać on następujące wymogi: być unikalnie przyporządkowany podpisującemu, umożliwiać ustalenie tożsamości osoby podpisującej, powiązany tak by rozpoznawać wszelkie późniejsze zmiany.
3. Kwalifikowany podpis elektroniczny: czyli podpis zaawansowany, który składa się za pomocą kwalifikowanego urządzenia, a sam podpis ma wtedy skutek prawny równoważny podpisowi odręcznemu (Art. 25 ust. 2 eIDAS). Musi być wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Wskazówka: Prawnik powinien zawsze weryfikować, czy dany wzór umowy nie wymaga prawnie formy pisemnej. Jeśli tak – należy użyć podpisu kwalifikowanego. Umownik oferuje integrację, np. z jednorazowym mSzafir, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo.

Umowy zawierane przez internet, a zastrzeżenie formy pisemnej

Zgodnie z Kodeksem Cywilnym, jeżeli ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (np. umowa leasingu, przeniesienie praw autorskich), do zachowania tej formy konieczny jest podpis kwalifikowany.

2. Mit vs. fakt: obalamy 3 najczęstsze obawy użytkowników naszego systemu

Jako właściciel/właścicielka musisz mieć pewność, że proces podpisywania umów online jest szybki i bezpieczny.

Mit 1: umowa zawarta zdalnie jest łatwa do sfałszowania

• Fakt: Umowy online w profesjonalnym systemie (jak Umownik.pl) są bezpieczniejsze niż papierowe. Każdy dokument elektroniczny jest opatrzony certyfikatem czasu i śladem rewizyjnym (Audit Trail), który rejestruje każdy krok – od wysłania, przez negocjacje, aż po podpis elektroniczny. To dowody trudne do podważenia, szczególnie, że przy certyfikacie podpisów znajduje się numer IP.

Mit 2: podpisywanie umów online wymaga drogiego sprzętu i systemu

• Fakt: O sprzęt i oprogramowanie zadbaliśmy my, cenę możesz zobaczyć tutaj. Wystarczy porównać nie tylko koszty, ale również czas, bo przecież – czas to pieniądz 🙂

Mit 3: Dane w chmurze są mniej bezpieczne niż w tradycyjnym segregatorze

• Fakt: Prawidłowo zabezpieczone platformy do zarządzania umowami (zgodne z ISO i RODO) oferują wielokrotnie wyższy poziom bezpieczeństwa niż fizyczny segregator. Dostęp do dokumentów jest ściśle kontrolowany i monitorowany, co zadowoli każdego.

3. Optymalizacja obiegu dokumentów – szybkość i zgodność

Celem wdrożenia jest zwiększenie wydajności pracowników przy zachowaniu zgodności prawnej i zaoszczędzeniu czasu. Tylko pomyśl – taką umowę możesz zawrzeć w mniej niż 5 minut.

System jednorazowego kwalifikowanego podpisu

Umownik rozwiązuje problem konieczności posiadania stałego podpisu kwalifikowanego przez kontrahenta, oferując możliwość jednorazowego zakupu i użycia kwalifikowanego podpisu np. mSzafir. To niweluje ostatnią barierę w procesie podpisywania umów online o najwyższej randze prawnej.

Zabezpieczenie przeciwko błędom

W systemie Umownik, przy wdrożeniu twojej umowy podpowiadamy jaką formę podpisu potrzebujesz i jaki podpis elektroniczny jest wymagany. Jeżeli nie posiadasz umowy, chętnie ci pomożemy ją sporządzić i krok po kroku wytłumaczyć jej wymogi i wartość podpisu.

Podsumowanie i wezwanie do działania (CTA)

Umowa zawarta zdalnie i podpis elektroniczny to nie przyszłość, lecz teraźniejszość polskiego B2B. Klucz do sukcesu leży w wyborze platformy, która łączy prawną precyzję z prostotą obsługi.

Nie pozwól, aby mity decydowały o Twojej efektywności i bezpieczeństwie prawnym.

Umów się na bezpłatną prezentację Umownik i zobacz, jak bezpieczne jest podpisywanie umów online w Twojej branży.

umów się na bezpłatną prezentację

❓ FAQ: Najczęściej Zadawane Pytania o Podpis Elektroniczny Umowa

Czy podpis elektroniczny  jest drogi?

Nie. Systemy takie jak Umownik oferują pakiety subskrypcyjne. Koszt jest minimalny w porównaniu do oszczędności czasu pracy twoich pracowników i kosztów fizycznego obiegu dokumentów (papier, kurier). Co więcej- możesz skorzystać też z samej podpisywarki, bez wdrażania własnej umowy i konfiguracji jej kreatora.

Czy umowy zdalne z klientami zagranicznymi są tak samo bezpieczne?

Tak, dzięki rozporządzeniu eIDAS, podpisywanie umów online z partnerami z Unii Europejskiej jest w pełni ujednolicone i bezpieczne.

Jaki rodzaj podpisu elektronicznego muszę użyć do umowy B2B?

Dla większości umów B2B wystarczający jest podpis zaawansowany. Jeśli jednak prawo wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, należy użyć podpisu kwalifikowanego. Zawsze konsultuj ten wymóg z prawnikiem lub korzystaj z sugestii systemu Umownik.