Twoi klienci „zapominają” o fakturach? 3 zapisy w umowie, które wymuszą terminowe płatności

Czy zdarzyło Ci się usłyszeć: „Oj przepraszam, faktura gdzieś mi umknęła” albo „Księgowość ma opóźnienia”? W biznesie 2026 roku takie tłumaczenia to często strategia na darmową usługę Twoim kosztem. Jeśli Twoja umowa nie zawiera konkretnych „bezpieczników” finansowych, dajesz na to ciche przyzwolenie.

Oto jak sformułować sekcję o płatnościach, by przestać prosić się o własne pieniądze:

1. Automatyczne odsetki i koszty windykacji

Nie bój się wpisywać twardych zapisów o odsetkach ustawowych za opóźnienia w transakcjach handlowych. Sam fakt, że klient widzi ten zapis w umowie, sprawia, że Twoja faktura trafia na górę stosu „do zapłacenia”.

• Wskazówka: Dodaj zapis o zryczałtowanej kwocie rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 EUR w przeliczeniu na PLN) – to Twoje ustawowe prawo! Pamiętaj – możesz wyegzekwować te kwoty nawet jeżeli nie wpiszesz ich do umowy – w przypadku procesu.

2. Wstrzymanie prac (Right to suspend)

To najskuteczniejszy bat na dłużników. Jeśli klient zalega z płatnością powyżej X dni, masz prawo wstrzymać świadczenie usług bez ponoszenia odpowiedzialności za opóźnienia w projekcie.

• Dlaczego to działa? Nikt nie chce, by jego projekt stanął w miejscu przez jedną nieopłaconą fakturę. To motywuje lepiej niż dziesięć maili z przypomnieniem.

3. Precyzyjne daty zamiast „niezwłocznie”

Słowo „niezwłocznie” w prawie oznacza „bez nieuzasadnionej zwłoki”, co w praktyce może trwać tygodniami.

• Zmień na: „Płatność w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury drogą elektroniczną”. Jasna data to brak pola do dyskusji.

Pieniądze lubią porządek

W Umowniku wiemy, że proszenie o pieniądze jest mało komfortowe. Dlatego nasze wzory umów mają wbudowane te mechanizmy obronne. Kiedy wysyłasz umowę przez naszą platformę, od początku ustawiasz relację na profesjonalnym poziomie. Klient wie, że podchodzisz do biznesu poważnie, więc on też musi.

Nie bądź bankiem dla swoich klientów. Zacznij stosować umowy, które dbają o Twój portfel.