5 powodów, dla których warto zawrzeć umowę w formie dokumentowej
W obrocie gospodarczym zawierane są niezliczone ilości umów. Kupując rower od sąsiada, pożyczając pieniądze znajomemu, przyjmując zaliczkę na poczet wykonania dzieła, dokonujemy w formie ustnej czynności prawnych istotnych co do naszej sytuacji majątkowej.
Szybkość i łatwość w ustnym ustaleniu warunków transakcji oraz fakt, że transakcja dochodzi do skutku tuż po ustaleniu warunków powoduje, że tylko nieliczni postanawiają spisać choćby najistotniejsze warunki umowy, w sposób umożliwiający odtworzenie woli stron po czasie.
W ramach dokonywania czynności prawnych krótko testujemy towar, ustalamy cenę i transakcja dochodzi do skutku wraz z podaniem ręki. W ten sposób strony nie podejmują ustaleń co do pozostałych istotnych warunków sprzedaży takich jak np. odpowiedzialności za wady towaru.
Przykładowo w razie usterki towaru która ujawniła się po czasie możemy posiłkując się przepisami kodeksu cywilnego na podstawie przepisów o rękojmi za wady rzeczy sprzedanej dochodzić np. naprawy towaru. Aby uczynić to skutecznie niezbędne będzie jednak ustalenie jak strony uregulowały ten element w zawartej umowie. Należy wspomnieć, że normy kodeksowe w znakomitej większości mogą zostać uregulowane odmiennie niż to wynika z przepisów kodeksu cywilnego, zgodnie z wolą stron umowy. Uprawnienie to powoduje, że może dość do sytuacji w której druga strona transakcji będzie twierdziła, że roszczenie nie przysługuje tj. np. upłynął czas przedawnienia podczas gdy zawierając umowę ustnie zostaliśmy zapewnieni, o 5 letnim okresie gwarancji.
W dzisiejszym systemie prawnym, można w łatwy sposób temu zaradzić wykorzystując formę dokumentową czynności prawnych. Co to oznacza? Możemy umowę zawrzeć w formie email, smsa, nagrania , filmu, aplikacji mobilnej itd. i na okoliczności ujawnione na takim nośniku treści można oprzeć dowodowo swoje żądanie bez konieczności przesłuchiwania stron na te okoliczności. Ułatwia to zawieranie umów w codziennym obrocie gospodarczym, a przede wszystkim daje możliwość odtworzenia woli stron z momentu zawierania umowy.
Wiemy już, że możemy zawierać umowy i utrwalać ich treści w formie tzw. dokumentowej, pozostaje pytanie, jak treść danej umowy powinna brzmieć? O czym należy pamiętać zawierając umowę i rozliczając się majątkowo z kontrahentem? Najpewniej byłoby skorzystać, z porady profesjonalisty takiego jak adwokat, który sporządzi projekt umowy odpowiadający naszym wymaganiom. To rozwiązanie o ile modelowe i pożądane o tyle rodzi kłopoty organizacyjne, a przy małej wartości transakcji często nie jest nawet brane pod uwagę przez strony umowy. Z rozwiązaniem tego problemu przychodzi technologia. Nowością na rynku jest aplikacja mobilna Umownik. Aplikacja została wydana na smartphony oraz w wersji webowej co czyni to narzędzie łatwo dostępne i naprawdę użyteczne.
Aplikacja pozwala na generowanie projektu umowy zgodnie z wolą stron uzupełniając wiedzą kontrahentów co do elementów koniecznych w treści umowy. Odbywa się to poprzez krótkie odpowiedzi na pytania postawione przez aplikację. Daje nam to pewność, iż nie zapomnimy uregulować istotnych zagadnień zawieranej umowy. Nadto aplikacja w pełni korzysta z ustanowionej art. 772 KC formy dokumentowej tzn. dokumenty wygenerowany za jej pomocą posłuży w odtworzeniu woli stron na równi z tradycyjną formą zawierania umowy tj. pisemną. Ciekawą możliwością jest negocjowanie zawieranej umowy. Aplikacja Umownik zachęca do podjęcia negocjacji co do treści umowy aktywizując strony umowy do przemyślanego zaciągania zobowiązań. Warto wspomnieć, że zawieranie umowy za pomocą Umownika trwa zaskakująco szybko. Umowę można stworzyć dosłownie w biegu wchodząc po schodach do siedziby kontrahenta.
Najważniejszą zaletą używania formy dokumentowej jest zapewnienie bezpieczeństwa transakcji. Zachęcam do potwierdzania ustaleń w formie honorowanej przez polskie sądy, w dalszej części artykułu w sposób skondensowany przedstawię 5 argumentów za zawieraniem umów w formie umożliwiającej odtworzenie woli stron.
1. Strony w sposób przemyślany zawierają transakcje mając większą świadomość majątkowych konsekwencji.
2. Transakcja jest pewniejsza.
Spisanie postanowień w sposób umożliwiający odtworzenie ustaleń stron zwiększa bezpieczeństwo transakcji oraz zmniejsza ryzyko niedomówień pomiędzy kontrahentami tuż po zawarciu umowy
3. W niektórych przypadkach niezastosowanie formy dokumentowej lub pisemnej Umowy spowoduje jej nieważność.
4. Ustalenia stron są zarchiwizowane.
Po czasie partnerom biznesowym często trudno sobie przypomnieć szczegółów zawartej jakiś czas temu umowy co jest sytuacją potencjalnie konfliktogenną, zawarcie umowy w formie dokumentowej lub pisemnej rozwiązuje ten problem
5. W przypadku śmierci bądź likwidacji naszego kontrahenta możemy domagać się wykonania zobowiązania od jego następców prawnych.
Tytułem podsumowania należy wyraźnie przyznać, że zawieranie umowy w formie pisemnej lub dokumentowej powinno być dobrą praktyką przy każdej transakcji majątkowej. Korzystając z nowoczesnych rozwiązań technologicznych obecnie można zabezpieczyć swoją działalność gospodarczą czy też aktywność życiową w sposób szybki i tani. Ostatnią przeszkodą przed masową zmianą podejścia do tego typu transakcji i rozsądnym zabezpieczeniem swoich interesów jest jedynie brak wiedzy o nowych możliwościach jakie stwarza nowelizacja Kodeksy Cywilnego wprowadzającego formę dokumentową oraz technologiczna rewolucja. Warto także przy tej okazji wspomnieć, że postęp technologiczny daje dużo szersze możliwości niż zapewnienie rozrywki. Od dłuższego czasu za pomocą smartphone można zlecić przelew bankowy, kupić bilet na komunikację miejską czy też sprawdzić drogę korzystając z nawigacji satelitarnej. Należy zauważyć, że technologia w coraz większym zakresie ułatwia życie każdego z nas a obszary w których pojawiają się ułatwienia dotykają coraz to poważniejszych sfer naszego życia. Umożliwienie zawarcia umowy przez telefon czy też komputer jest naturalną konsekwencją trendu. Można zaryzykować tezę, że korzyści które można uzyskać korzystając z tego rozwiązania przewyższają wszystkie dotychczasowe udogodnienia które umożliwiła nam technologia mobilna, gdyż w sposób bezpośredni wpływa na rozliczenia majątkowe i regulowania zobowiązań pomiędzy ludźmi.
